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新入社員に一番に伝えたいビジネスメールについて【文例あり】

2021.02.05

新入社員に優先して覚えてもらわなければならないことはいろいろありますが、ビジネスメールの書き方もその一つです。早い段階で理解しておかなければ、上司や取引先に失礼な内容のメールを送ってしまう可能性があります。
基本的なマナーや書き方に関すること、具体的な文例についてご紹介するので、新入社員を指導する際の参考にしてみてください。

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■ビジネスメールの基本マナー

ビジネスメールを作成するにあたり、覚えておかなければならない基本的なマナーから解説しましょう。

件名

件名には、メールの内容をわかりやすく、簡潔に記載します。件名は、メールボックスを開いた時に一覧で表示されるものなので、この画面を見ただけで何が書かれているのか理解できるような件名にすることが大切です。
例えば「○○さんへ」だけでは、中身に何が書かれているのか全くわかりません。「○○の資料の件」のように中身について書きましょう。

また、件名に相手がどのように対応する必要があるものなのかも書いておくと丁寧です。例えば、「返信不要」「確認依頼○日まで」といった形です。「緊急」や「重要」などをつけると相手の注目を集めることはできますが、本当に必要なものだけにつけるようにしましょう。

それから、返信を示す「Re:」が増え過ぎると見栄えが良くないので、3回ほどRe:が続いたら件名を書き直した方が良いです。

書き出し文

初めてメールを送る相手に対しては、「突然のご連絡、失礼いたします」、または「初めまして」といった書き出しが一般的です。2回目以降は「お世話になっております」や「ご無沙汰しております」を使いましょう。
相手から届いたメールに対する返信時には、「ご連絡ありがとうございます」「ご返信ありがとうございます」といった書き出しにすると文章を続けやすいです。

これに続き、会社名や部署名、名前を忘れずに記載するように教えましょう。

結び

基本は「よろしくお願いいたします」で問題ありません。相手に返信を求める場合は「お返事をお待ちしております」、特に返信が必要ないものであれば「よろしくお願いいたします」でも良いのですが、返信が必要か悩ませてしまいそうな場合は「ご返信は不要です」と結びましょう。

■入社の挨拶メールの書き方・マナー

新入社員となり、挨拶メールを送る際にはいくつかポイントがあります。おさえておきたいマナーについて解説しましょう。

挨拶メールは入社初日に

基本的に入社初日にメールを送るのが基本です。ただし、自己判断で勝手に送るのではなく、上司や教育担当の方に内容を確認してもらい、問題がないかみてもらったうえで送信しましょう。

メール本文冒頭では自己紹介を明記する

わかりやすいメールを送ることが重要なので、件名は「入社のご挨拶【新入社員・○○（名前）】」のようにシンプルに記載し、メール本文の冒頭では以下の内容を入れましょう。

苗字・名前…他の名前にも読める可能性のある名前はひらがなでも読み方を書く
経歴…出身地や最終学歴を書くほか、中途採用は前職の業務内容を書く
配属先…正式名称で配属先の部署名を書く
人柄…簡潔に長所・短所を書く

情報はわかりやすく、シンプルにまとめるように意識しましょう。

仕事への意欲・意気込みを添える

基本的な情報のほかにぜひとも明記しておきたいのが、仕事のやる気です。何を頑張りたいのか、なぜこの会社を希望したのかなどを書いておくとどのような人物なのか想像してもらいやすくなります。
長くならないように注意しながら書きましょう。

■入社の挨拶メールの文例

挨拶メールがよくイメージできない方のために、具体的な文例をご紹介します。新卒新入社員、中途社員で以下のように書き分けてみてください。

新入社員の場合

まず、上司に送る場合の文例です。

「○○課長

はじめまして。本日付で入社した○○と申します。
本来であれば直接挨拶に伺うべきではありますが、まずはメールでのご挨拶をお許しください。

3月に○○大学○○学部を卒業し、このたび企画部への配属となりました。

わからないことばかりではありますが、長所である根気強さを活かし、何事も諦めることなく日々取り組んでいきたいと思います。

○○課長にはご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、ご指導、ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。」

続いて、部署や課などの方々に送る場合についてです。こちらは上記の冒頭部分を「○○部（課）の皆様」に変更しましょう。どのようにがんばっていきたいのかを記載し、「早く仕事を覚え、少しでも皆さんの力になれるよう努力いたします。どうぞよろしくお願いいたします。」のような形で結びの文章を考えると良いです。

中途社員の場合

中途社員の場合も基本は同じですが、どのような仕事をしていた人なのか興味を持っている方が多いので、その部分に触れておくと良いでしょう。

上司に送る場合の例文についてです。

「○○課長

はじめまして。本日付で入社した○○と申します。
本来であれば直接挨拶に伺うべきではありますが、まずはメールでのご挨拶をお許しください。

○○大学○○学部を卒業後、前職では、○○関連の営業職を○年間担当しておりました。

前職とは異なる職種であるため不慣れな点も多く、ご迷惑をおかけすることもあるかと思いますが、精一杯努めて参りますので、ご指導、ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。」

部署や課などの方々に送る場合の基本は、新入社員の場合の例文と同様です。

■ビジネスメールでマナーが分かる

教育担当の方など、新入社員の教育を行う方は、今回ご紹介したようにビジネスメールの基本をしっかりと教えましょう。特に、間違った敬語を使う人はメールの文章でもふさわしくない表現を選んでしまう可能性が高いので注意しなければなりません。
社会人として働くうえでビジネスメールの基本は必ず理解しておきたいポイントなので、重要性も伝えることが大切です。