日報を若手社員に課していますでしょうか？業務日報は、社員が日々の業務内容や進捗状況を報告することが主です。それ以外にも、問題点や課題、今後の予定などを明確にすることができます。
日報の効果としては、上司やチームメンバーとのコミュニケーションが円滑になります。また、プロジェクトの進捗管理や業務改善のためにも重要な役割を果たします。しかしながら、形骸化し、ただの作文になっているケースが多く見受けられます。
今回はどのような日報にすることで、若手の育成を促進できるのか。解説をいたします。

日報に書かせる5つのこと

業務報告

日報は報連相の役割を果たします。報連相と同じように結論から書き始めることが大切です。事実、結果、成果はどうだったのか。しかし、成果だけでは足りません。例えば、アポ数や架電数などのプロセス報告も大切です。
上司への報告のみならず、チーム内の共有を念頭に、わかりやすさも求められます。一般的には、5W3Hの活用がおすすめです。

5W3Hとは、When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、Why（なぜ）、What（何を）、How（どのように）、How many（どのくらい）、How much（いくら）の8つになります。

日報に慣れない若手には、これをチェックしてから日報報告をさせましょう。この日頃からの習慣付けが報連相の精度にも関わってきます。

進捗報告

日報では、納期の決まっているタスクに対しての進捗を必ず明確化します。進捗状況を把握することで、上司は必要に応じてテコ入れをすることができます。どうしようもない状況に陥ってからでは、被害が大きくなります。また、早めに移動修正することで、その修正の仕方を部下は学び取ることができます。

進捗報告はパーセンテージ（％）で表現することもできます。ロードマップやKPIを用いて、現在地を示す方法もあります。

原因の追究

上手く言っているときには成功要因があります。一方で上手くいっていない時には失敗の原因があります。日報では成長のために、自ら振り返ることが重要です。できなかったから頑張りますでは、成長がありません。特定した原因はあくまでも仮説ですが、仮説を立てて検証しない限り生産性は向上しません。

これは、PDCAのCheck（振り返り、評価、検証）にあたります。この振り返りを可視化することで、他者視点の考察を得ることができます。

感情や感覚

感情を書くことのメリットは２つあります。人間は感情の伴った出来事しか記憶しません。例えば1週間前のお昼ご飯を覚えていますでしょうか。ほとんどの方が忘れます。一方で、10年前でも感情的なことは今でも覚えています。嬉しかったことや悲しかったことなど。日々の業務の振り返りを自分のノウハウとして蓄積するためにも、感情を書き添えることはとても大切です。これをラベリング効果といいます。

二つ目は、メンタルケアです。自分の感情を吐露するだけで、気持ちが楽になります。誰かに相談して、解決策がなくとも、話を聞いてもらっただけでスッキリします。

また、自己成長や自己充足感、自己効力感を可視化することによって、さらに労働意欲を向上させることができます。

行動改善やタスクのリスケ

振り返りの原因追及を元に、行動の改善を決めます。行動改善によって生産性は向上します。またその知見がすなわちスキルアップそのものです。
タスクについても未消化は翌日以降にリスケします。思ったより時間が掛かった、逆に掛からなかったを踏まえることで、業務遂行のスピードも向上します。

行動改善のアイデアがなければ、チーム内か上司からのフィードバックが必要になります。すなわち、日報にはフィードバックが必須ということです。

注意点

日報の目的を定める

日報は、報連相として行う。自己の振り返りや成長のために行う。チーム内のナレッジ共有のために行う。など、何のために行うかの目的を明確にする必要があります。目的無き日報はただの作文になります。また、やったりやらなかったりの弊害も生まれます。

見やすさを重視する

日報は、読みやすく、要点をまとめることが大切です。日報を振り返ることによって評価面談もスムーズになります。箇条書きや定型のフレームを活用すると良いでしょう。

上司の介在

部下に日報を見たことを伝えることが重要です。見られている緊張感や、見てもらっている安心感を伝えることができます。最近ではいいねボタンのあるチャットなどで代用できます。できれば一言コメントやフィードバックがあると尚よいでしょう。

日報まとめ

ただの報告にするともったいないので、若手の成長に寄与できる内容を、社内でルール化しましょう。

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