コラム記事

人事部門における生産性の重要性と現状

少子高齢化や働き方改革など、企業環境の急速な変化により、人事業務は複雑化しています。限られたリソースを最大限に活用するためには、人事の生産性向上が不可欠です。

人事部門の生産性とは、投入リソースに対していかに質の高い人事サービスを提供し、組織の戦略目標達成に貢献できているかを測る指標です。人事の業務内容の多様化や複雑化により、多くの企業では人事部門の業務効率化が課題となっています。

生産性向上の課題とメリット

人事の生産性向上を阻む主な要因は様々です。例えば、業務の属人化、データ活用の遅れ、戦略的視点の欠如、テクノロジー導入の遅れなどがあります。これらを解決することで、戦略的業務への注力、データに基づく意思決定、従業員満足度の向上、コスト削減と価値創出が実現できます。

人事の生産性を高める5つの戦略

戦略1：人事業務のデジタル化とワークフロー最適化

業務プロセスのデジタル化と最適化が基本となります。

具体的な施策：
– 業務プロセスの可視化と分析：
人事業務フローを可視化し、無駄や非効率を特定。タイムスタディで申請処理や面接調整にかかる時間を把握し、改善点を明確化します。この分析で隠れたコストが数値化されます。
– ペーパーレス化の徹底：
紙の申請書や承認フローをクラウド型システムに移行。処理時間短縮と追跡性向上により、業務効率が大幅に改善します。リモートワークでも滞りなく業務を進められる利点もあります。
– RPA活用：
給与計算や勤怠集計など定型業務を自動化し、人的ミスの削減と工数削減を同時に実現します。ロボットは24時間稼働し、繁忙期でも安定したパフォーマンスを維持します。

これらの施策により、人事業務のスピードと正確性が向上し、人事担当者は戦略的業務に集中できるようになります。

戦略2：データ駆動型の意思決定プロセスの構築

客観的なデータに基づく意思決定により、人事の生産性が向上します。

具体的な施策：
– HR分析基盤の整備：
散在する人事データを一元管理し、必要な時に分析できる環境を整備。データ品質管理も重要です。蓄積データは組織の人材状況を可視化する貴重な資産になります。
– KPIの設定と管理：
採用コスト、離職率、従業員満足度など重要指標を定期測定し、PDCAを回します。各指標に目標値を設定し、人事施策の効果を経営層にも可視化することが大切です。
– 予測分析の活用：
過去データから将来トレンドを予測。離職リスクの早期発見や必要スキルの予測に活用できます。採用市場の変化を先読みすることで、計画的な人材確保が可能になります。

データ活用により、感覚や経験だけでなく客観的な人事判断が可能となり、効果的な人材施策の実現につながります。

戦略3：セルフサービス型HRシステムの導入

従業員や管理職が自ら情報にアクセスできるシステムは、人事の生産性向上に貢献します。

具体的な施策：
– 従業員セルフサービスポータル：
住所変更や休暇申請などを従業員自身でオンライン処理。スマホ対応で利便性を高めます。多様な働き方を支援する重要な要素となっています。
– マネージャー向け人材管理ツール：
評価入力や育成計画策定をシステム化し、マネージャーの人材マネジメント能力を強化します。データに基づく部下との対話で、より客観的な評価・育成が実現します。
– FAQ・チャットボット：
よくある質問に自動応答し、問い合わせ対応の負荷を軽減。24時間対応も可能になります。従業員は待ち時間なく疑問を解決でき、人事担当者は戦略業務に注力できます。

これらのシステムにより、ルーティンワークの削減と従業員エンゲージメント向上の二重効果が期待できます。

戦略4：戦略的アウトソーシングの活用

専門性や効率性の観点から外部リソースを活用する戦略も重要です。

具体的な施策：
– コア・ノンコア業務の分類：
戦略的重要業務と標準化可能な定型業務を分類し、外部委託すべき業務を見極めます。この分類は人事部門の本質的役割を再確認する機会にもなります。
– BPO活用：
給与計算や社会保険手続きなど専門性は必要だが差別化要因とならない業務は外部委託します。このように対応することで、品質向上とコスト削減を両立できます。
– 専門家ネットワーク構築：
労務や法務など専門分野のアドバイザーと関係を構築し、必要時に専門知識を取り入れる体制を作ります。法改正や新しい人事トレンドへの対応では、専門家の知見が大きな価値を発揮します。

外部リソースの戦略的活用で、重要業務への集中と専門性・効率性の両立を実現できます。

戦略5：人事担当者のスキルアップと専門性強化

システムやプロセスの改善と並行して、人事担当者自身の能力開発も人事の生産性向上には不可欠です。

具体的な施策：
– 人事アナリティクス人材育成：
データ分析スキルを持つ人事担当者を育成。採用コスト分析や研修効果測定など、データに基づく意思決定を促進します。HR-Tech時代における人事部門の競争力の源泉となる人材です。
– ビジネスパートナー能力開発：
事業戦略や経営指標を理解し、「人」の側面から事業貢献できる人材を育成。事業部との連携強化につながります。経営会議で人事視点から提言できる人材は組織成長に不可欠です。
– 専門領域スペシャリスト育成：
採用や評価など特定領域の専門家を育て、各領域の施策品質を向上させます。専門資格取得支援も有効です。高度な専門性を持つ人材は最新トレンドを取り入れる窓口にもなります。
– デジタルリテラシー向上：
HRテックへの理解と活用スキルを高め、テクノロジーを活かした人事運営を実現します。技術進化は速いため、継続的な学習姿勢と外部コミュニティへの参加が重要です。

人事担当者のスキル強化により、管理部門から経営パートナーへと進化し、組織競争力向上に貢献できます。

実践のための5つの手順

1. 現状分析：人事業務の棚卸しと工数・時間・コストの可視化
2. 優先順位付け：効果とハードルから施策の優先順位を決定
3. 小さく始める：小さな成功を積み重ね、変革への抵抗を減らす
4. 経営層の巻き込み：生産性向上の価値を示し、投資への承認を得る
5. 継続的な改善：定期的に成果を測定し、PDCAサイクルを回す

このステップを順番に実行することで、大規模な変革も無理なく進められます。特に「小さく始める」アプローチは、早期に成果を示しながら組織の理解と協力を得られるため、持続可能な人事改革の鍵となるでしょう。

まとめ：人事の生産性向上で組織の競争力を高める

人事の生産性向上は、単なる業務効率化ではなく、組織全体の競争力強化につながります。5つの戦略を総合的に推進することで、人事部門は「管理部門」から「価値創出部門」へと進化できます。

特に重要なのは、これらを継続的な改善活動として位置づけることです。変化の激しい現代では、常に新しい技術や手法を取り入れながら人事の生産性を高め続けることが、組織の持続的成長につながります。

人事担当者と経営者の皆さんは、ぜひこの5つの戦略を参考に、自社の状況に合わせた取り組みを始めてください。その一歩が組織全体の大きな変革の契機となるでしょう。

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戦略人事についてはこちらをご参考ください。
⇒記事：https://pdca-school.jp/column/12060