業務効率を向上させるには、日々のコミュニケーション、明確で具体的な指示、意味のある会議や1on1などの面談を通じて部下を動かすことが重要です。
指針になるのがQCDです。QCDとはQuality：品質、Cost：コスト、Delivery：納期や数量、これらのレベルを満たすことです。QCDに対して管理職がどのようにあたれば、業務が円滑化するのかを解説いたします。

業務の可視化

業務効率を向上させるカギは、業務の可視化です。可視化をすることによって、どこに問題があり、どこを改善するべきかの把握ができます。PDCAをまわすためにもまずはこの可視化が求められます。
また、業務の可視化によって、チーム内での助け合いを容易にすることができます。上司が部下のタスク量を把握することによって業務量を調整することも可能になります。

中小企業においては、そもそもの業務の流れを示すマニュアルや業務フローを整備していない場合もあります。新卒や若手を効率よく育成する上でも、可視化は重要です。

タスクの共有であればグーグルカレンダーが使いやすいでしょう。無料で使えるトレロもあります。費用を掛けずに使えるツールは沢山あります。
QCDのDelivery：納期や数量を遵守するには、複数人のプロジェクトであれば、ガントチャートが効果的です。厳格な納期の管理であればPERT図などが運用しやすいでしょう。

【参考】
（ガントチャートとは、プロジェクト管理や生産管理などで工程管理に用いられる表の一種で、作業計画を視覚的に表現するために用いられる。棒グラフの一種でもあり、横棒によって作業の進捗状況を表す）
（PERT図とは、プロジェクト全体を把握しながら、各工程の流れと、その工程にかかる日数を図解する方法）

業務の見直し

管理職の重要な責務は業績を向上させることです。しかし、そこだけに捉われず、無駄を排除して生産性を高めることも推進しなければいけません。穴の空いたバケツで一生懸命に水を汲むような状況を打破するためにも、非効率の排除は必須です。

昨今の経営環境の中では、デジタルツールは刻々と進化をしています。部下のスキルも変化をするので、今までの普通を疑い、バージョンアップすることが求められます。

本当にやる必要のある仕事なのか。他の部署に任せた方が成果がより大きくなるのではないか。誰かに任せることができるのか。などの検討が必要です。始めるのも、続けるのも、そして止めるのも管理職の役割です。

代表的なものとして、会議や打ち合わせ、社内の提出書類などです。数字の報告会のような会議は生産的ではありません。打ち合わせもオンライン活用で移動時間などの短縮も可能です。社内の勤務表の作成や提出なども、デジタル化によってその手間は省けます。
社外とのやりとりでも最近ではデジタル署名などによって工数が削減できるようになりました。

「止めるべき仕事をとめられない」ことが生産性向上の足かせになっています。

「この仕事は本当に価値創造につながっているのか」「ゼロベースで考えたときに本当に必要だと言えるか」というクリティカルな問いが、改善のきっかけとなり、QCDのCost：コスト削減につながります。

業務の効率化

業務の効率化には、KPIマネジメントが効果的です。KPI（Key Performance Indicator）とは重要業績評価指標と言われる、目標値です。

例えば、営業の流れが、アポイント獲得→商談→成約だとします。仮に平均の確率として、アポイント獲得から商談につながる確率が１０％。商談から成約に至る確率が３０％だとします。業界や社内の平均値から照らし合わせて、どこを改善するべきかを適切に見極めていきます。

検証する際には、対象者と平均値を比較します。部下社員のアポイント→商談１５％、商談→成約２０％だとするならば、業務の効率化を図るのは商談→成約だということが分かります。

営業職やマーケターの場合は数値にしやすいのでKPIがしっくりきます。一方で業務系の方は定量的な設定が難しいケースがあります。定性的な目標をいかに定量的な目標値にするかが課題となります。

KPIの設定は業態によって変わる

部署ごとに１０個程度、個人で５個程度を設定し運用するのが一般的です。進捗も可視化できますし、課題抽出も簡単になります。また、チームの意識を高め、個人の動機づけにも活用できます。
定量的なKPIの設定ができれば、あとはその目標達成に向けたPDCAの施策を講じます。明確なアクションの元、業務効率化が図れるようになります。

現状分析をして、目標値を定める。そして施策を講じることが、QCDのQuality：品質を向上させることが可能となります。

まとめ
可視化によって、Delivery：納期を遵守し
見直しによって、Cost：コストを抑制し
効率化によって、Quality：品質を向上させる

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