新入社員教育係の悩みで多い「コミュニケーションがうまく取れない」についての対策

新入社員とのコミュニケーション

コミュニケーションをうまく取れないのは、新入社員が仕事や社会人としてのマナーを理解していないからなどと考えてしまうかもしれません。もちろん、新入社員にも多少の問題はあるかもしれませんが、上司や先輩側に問題があることも事実です。

指導する側が無意識のうちに、新入社員にとってあまり良いコミュニケーションの取り方をしていないこともあります。どのような接し方がNGなのか、新入社員とコミュニケーションを取るうえで気を付けたい点を整理しましょう。

そもそも良いコミュニケーションとは？

コミュニケーションの語源は、ラテン語の「コミュニス（communis）」という「共有、共通」を意味する言葉だと言われています。このことからもわかるように、コミュニケーションとは対人間での情報の共有（伝達）のことを指します。

コミュニケーション能力を高めようとすると、「相手にいかにうまく伝えるか」に意識がいきがちですが、コミュニケーションを考えるうえで最も大切なことは、双方向の会話であるかということです。

矢印は一方通行ではなく、互いに向いている状態であることをイメージしてみるとわかりやすいかもしれません。相手への伝達だけでなく、相手からの情報をいかに上手に受け取るかという点も押さえておくことが重要です。

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悪いコミュニケーションとは？

部下と話をしていると、つい自分の意見を言いたくなるときがありますよね。相談されたわけではないのに、ときには部下を言い負かそうとしてしまうなんてことも…。友人やご家族ならともかく、相手が部下の場合は自分の意見を押しつけることは避けたほうが無難です。

相手の価値観を認めず、自分の意見を押しつける姿勢で接することは、人間関係を壊す一因となりかねません。考え方も働き方も人それぞれなので、一方的な会話では平行線をたどるどころか、今後どんなアドバイスも受け入れてもらえない可能性すら出てきます。

部下とよりよい関係を築きたいなら、まずは相手の気持ちを理解すること。良かれと思ったとしても、自分の意見を一方的に押しつけるのは逆効果と肝に銘じましょう。

新入社員が抱えるよくあるコミュニケーションの悩み

教育係が「うまくコミュニケーションが取れない」と悩んでいるとき、実は新入社員自身も、慣れない環境での人間関係やコミュニケーションに対して大きな不安を抱えています。指導する側が彼らの置かれている状況や心理を理解することは、関係構築の第一歩です。ここでは、新入社員が直面しやすい代表的な3つの悩みを見ていきましょう。

敬語がしっかり話せない

これまで明確な上下関係がある環境にいることがなかったので、学生言葉の延長の不十分な敬語しか使ってこなかった経験から、社会では役に立たないのではと悩む新入社員も少なくありません。

目上の人と会話が弾まない

「上司や同僚と会話が続かない」と感じている新入社員も、一定数いると思います。話題がなかなか見つからずに、逃げ出したくなるような気まずい空気になってしまった経験は、誰にでもあることかもしれません。

苦手・嫌いな上司がいる

「苦手な上司がいるから会社に行くのが憂鬱」「厳しい」「理不尽な説教や発言」「責任を押し付ける」といった明確な理由のほかに、「なんとなく合わない」という理由で、職場のある人を苦手・嫌いと感じている新入社員も多いかもしれません。

新入社員のコミュニケーション力を高めるには

新入社員が抱える不安や悩みを理解したうえで、次はこちらから歩み寄り、彼らのコミュニケーション力を引き出してあげる工夫が必要です。ただ「もっと自分から話しなさい」と求めるのではなく、教育係が話しやすい環境や仕組みを整えてあげることが、関係改善への一番の近道となります。

ここでは、明日からすぐに実践できる3つの具体的なアプローチをご紹介します。

話す機会を設ける

「従業員同士のコミュニケーションは重要でない」と思う上司は少ないでしょう。だからこそ、定期的に話す機会を設けることは大切です。

例えば、毎週決まった時間に面談を入れてしまえば、コミュニケーションをとらざるを得ない環境をつくることができます。この機会がなければ、業務時間の中で雑談をする程度、飲み会の場でみんなと一緒に会話する程度にとどまっているケースも多いかもしれません。

話す機会を設けることで、コミュニケーション量は必然的に増えることが期待できます。

理解力を確認する習慣をつける

新入社員に、考えていることを話してもらうように意識するのもおすすめです。そうすることにより、新入社員が今どの程度、業務を理解できているかが確認できます。

新入社員が何を理解し、何を見落としているのか確認できれば、上司もアドバイスしやすくなります。

会話の準備をさせる

新入社員とコミュニケーションをとるうえで、実は大事なのが会話の準備をさせることです。

例えば、前もってスケジュールをおさえ、上司は何を話すかアジェンダを決めておきます。そして、部下は聞きたいことをまとめておくと、新入社員も何を話すのかが自分の中で明確化されます。

上司のほうは、「事前に話したいことを用意しておいてね」などと声をかけておくと、それがコミュニケーションにもなります。

まとめ

どんな職種であっても、人と関わって仕事をする以上、円滑なコミュニケーションスキルは必要不可欠です。特に新入社員の教育においては、「指導する・伝える」という一方通行のコミュニケーションに陥りがちですが、最も大切なのは相手の価値観や気持ちを理解しようとする「双方向の対話」です。

新入社員自身も、慣れない環境での会話や敬語に対して、私たちが想像する以上に悩みやプレッシャーを抱えています。だからこそ「世代が違うから」「今時の若者は」と片づけるのではなく、指導する側から歩み寄り、定期的に話す機会を設けたり、事前に会話の準備をサポートしたりといった環境づくりが求められます。

部下との信頼関係は一朝一夕には築けませんが、相互理解を深めることは、業務をスムーズに進め、チーム全体の成果を高めるための重要な「業務」のひとつといえます。まずは相手の話に耳を傾け、お互いがリラックスして話しやすい環境を整えることから始めてみてはいかがでしょうか。