社員研修の費用は経費に計上できる？「教育訓練費」とは？

社員研修の費用は経費に計上できるのか？

ひと口に社員研修といっても、様々なものがありますが、業務を行ううえで必要な研修であれば、経費として計上することが認められています。

例えば、ビジネスマナー研修や業務をするうえで必要になる知識・経験などを学ぶための研修は、経費として認められるので、しっかり計上しましょう。

また、研修旅行にかかる費用も対象となります。なお、金額については上限がありません。

経費として計上できる社員研修と、できない社員研修

社員研修でかかった費用は、必ずしもすべて経費として認められるわけではありません。どのようなものが計上できるのか、できないのかについておさえておきましょう。

経費として計上できる社員研修

経費として認められるか判断する際に重要なポイントになってくるのが、「直接仕事に必要」かどうかです。行わなければ業務に差し支えるような研修や、業務を効率よく行えるようになる研修は、経費として計上できる社員研修といえます。

研修の形は特に問われないので、外部講師を招いた研修はもちろん、社員が集まって行う集合型研修、教材を用いた実習型研修なども対象です。

研修旅行についても同じで、業務に必要になる知識を学んだり、体験したりするために行く旅行や、業務に関連する視察旅行も経費の対象となります。ただし、研修旅行の場合は、以下の2つ要件を満たしていなければなりません。

• 4泊5日以内の旅行（海外旅行は外国での滞在日数が4泊5日以内）
• 社員の50％以上が参加

また、研修を行うための資料の用意にかかる費用や役職員の人件費、食事の費用なども認められるので、とても自由度が高い経費だといえるでしょう。

経費として計上できない社員研修

認められないのは、業務とは関係のない研修を行った場合にかかる費用です。

例えば、経理とは関係ない仕事に就いている社員が「何かスキルアップにつながる研修を受けたい」と、経理に関する資格取得のための研修を受けたとしても、現在の仕事とは直接的に関係がないので、経費としては認められません。

また、研修旅行の中には観光も同時に行う場合がありますが、この場合は、仕事に関する研修とは関係ない部分を経費から差し引く形で対応可能です。

どこまで経費として認められるかについては、顧問税理士や顧問会計士に相談のうえ、確認したほうが良いでしょう。

社員研修の勘定科目や仕分けについて

経費になるもの、ならないものがわかったら、次は経費になるものをどの勘定項目に仕分けるのかをみていきましょう。

社員研修の勘定科目は「教育訓練費」

基本的に社員研修の勘定科目は教育訓練費に分類されることになります。年度によって勘定科目が変わらないように統一しましょう。 ただし、教育訓練費には仕分けできないものがあります。例えば、以下ようなものです。

• 研修会場に向かうための交通費や宿泊費：旅費交通費
• 当日の食事代や懇親会費：接待交際費
• 研修のために必要な書籍などの購入費：新聞図書費

こちらも、「直接仕事に必要」かどうかで考えるとわかりやすいです。

社員研修の仕分け

例えば、5月1日に従業員にセミナーを受講させたとしましょう。参加費用は税込5,000円で、セミナーの当日に現金で支払ったとすると、以下の仕分けになります。

ここでは教育訓練費としましたが、会社によっては研修費とするケースもあります。

合宿研修

合宿研修も経費として認められます。ただし、気をつけなければならないのが、全て教育訓練費として考えるのではなく、研修費と交際費を分けて考える必要があるということです。

例えば、会議室の使用料や交通費、宿泊費などに関しては研修費ですが、社員同士のコミュニケーションのため夜に懇親会を開いたような場合、こちらは交際費に該当します。それぞれ領収書を分けてもらうようにしてください。

費用はミスなく計上することが大切

研修に関する費用は経費として認められるものが多いのですが、税務調査が入った際には、具体的に何に対して費用がいくらかかったのか、明確に説明できる状態にしておかなければなりません。

研修費用は経費として認められるからといって、何でもかんでも経費にしておけば良いだろうと適当に仕分けしてしまうと、あとから明確な説明ができずに困ってしまうこともあるので、十分に注意しておいてください。

毎回同じ項目で仕分けすることが大切なので、このあたりのルールも統一しておきましょう。