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新入社員の受け入れ準備は何をすれば良い？入社前に対応しよう

2021.02.05

せっかく採用した社員が早期に退職してしまい、頭を抱えている企業が非常に多いのですが、これは新入社員の受け入れ準備が整っていなかった場合に起こりやすいトラブルです。新入社員の退職を防ぐためにも受け入れ準備を整えましょう。
準備を整えるメリットや、具体的に何をすれば良いのかなどについてご紹介します。

■新入社員の受け入れ体制を整えるメリット

新入社員の受け入れ態勢を整えることにより期待できる最も大きなメリットは、入社後の不安や不満を抑えられる点です。実際に、入社してすぐに会社を離れてしまう方の多くが、会社に対して何らかの不安・不満を感じています。

指示がわかりにくく急なことが多かった、わからないことなどがあった時にフォローしてもらえなかった、誰に質問すれば良いのかさえわからなかったなど、理由はそれぞれ異なりますが、これらはきちんと新入社員を受け入れるための準備ができていれば解決できたはずの問題です。

新入社員は右も左もわからない状態で入社してきます。その時にフォローやサポートが不十分で不安ばかりが募ってしまう会社だと、ストレスを溜め込んでしまうことになり、結果的に職場を離れてしまうのです。特に社会に出て間もない新入社員の場合、ある程度会社で働いてきた人であれば当たり前といえるような知識さえ身についていないことが多いため、受け入れ準備をしっかり行い、安心して新入社員が働ける環境を整えましょう。

■新入社員を受け入れる準備は何をすればいいか

新入社員を迎えるための受ける準備として行っておきたいことがいくつかあります。特に注目したいポイントについて4つご紹介しましょう。

環境を整える

新入社員が働くにあたり、必ず必要になるもの不備なくそろえましょう。以下のようなものが挙げられます。

社員証や社章
制服
PC、メールアドレス、クラウドサービスなどのアカウント
デスク・椅子
個人用ロッカー
タイムカード

職種によっては、他にも必要なものがあるので、よく確認が必要です。不備があると会社に対する第一印象が悪くなってしまう可能性があるので注意しなければなりません。

入社１年目の社員に対し、入社時に不足していると感じたものがなかったかなどアンケート取ってみるのも良いでしょう。早めに手配しておかなければならないものもあるので、入社直前になって慌てないように注意が必要です。

提出書類の準備

新入社員には多くの書類を用意してもらう必要があるのですが、すべて新入社員に任せてしまうと負担をかけてしまう可能性があります。新入社員が不備なく提出できるようにサポートしましょう。
新入社員に準備してもらう書類については、リストでまとめておくとわかりやすいです。以下のようなものが挙げられます。

誓約書・秘密保持に関する誓約書
住民票記載事項証明
年金手帳
給与の振込先口座
身元保証書
健康診断書
最終学校卒業証明書や資格の免許証
マイナンバー

誓約書は入社を誓約するための書類であり、採用通知に同封するのが一般的です。

また、企業から新入社員に対して送る書類としては、以下のようなものがあります。

内定通知書
誓約書
労働条件通知書
雇用契約書

早めに準備を済ませておきましょう。

研修・教育の準備

新入社員が働くために必要な知識を身につけるため、社外教育であるOff-JTや職場内教育であるOJTなどを行います。事前に研修があったからこそ安心して入手できたという方も多いので、新入社員の不安を払拭するためにも必要です。
何をゴールとするのか事前に明確化し、十分に教育計画を立ててから研修を実施してみてください。

行政機関への手続き

企業は行政機関に対して行わなければならない手続きがあります。例えば、健康保険資格の取得手続きのほか、社員が失業したときに活用できる雇用保険資格の手続きが必要です。
他、社員の給料から所得税を徴収して納税する必要があるため、給与や住民税に関する申告も行います。

■将来を見据えた受け入れ体制の準備をしよう

新入社員の受け入れ準備をする際、ただ書類を準備して環境を整えるだけでは不十分です。その新入社員が会社で将来的にどのように活躍して欲しいのかを見据えた準備を行っていきましょう。そうすることにより、準備しておいたほうが良いことや、必要なフォロー、サポートなどについて気づけるようになります。

■受け入れ準備は新入社員の印象を左右する

多くの新入社員は自分が入社する会社に対して多くの期待を寄せており、それと同時に不安も抱えています。受け入れ準備が全くできていないと感じる会社の場合、自分のことをきちんと考えてくれていないのではないか、この先やっていけるのだろうかといった不安に繋がってしまう可能性もあるので、早い段階から丁寧な受け入れ準備を進めておきましょう。
しっかりとした受け入れ準備を行っておくことが新入社員のモチベーション向上に繋がることもあるので、会社のためにとても必要な準備だといえます。